Gratis CRM-system: Hvad får du, og hvornår holder det op?

Hvad får du i et gratis CRM-system?

Et gratis CRM-system giver jer næsten altid kernen: Et sted at samle kontakter, en pipeline over igangværende salg og en historik over aftaler og samtaler. Det er sjældent kernen, der mangler i den gratis udgave. Det er laget rundt om kernen.

Leverandørerne har god grund til at være gavmilde med kernen. Et CRM bliver først værdifuldt, når der ligger data i det, og data lægger man kun ind, hvis systemet duer til hverdagen. Den gratis udgave skal altså være god nok til, at I begynder at bruge den for alvor.

Derfor ligner gratis-udgaven ofte den betalte til forveksling de første uger. Forskellen viser sig, når I vokser: Når sælger nummer tre skal med, når rapporten skal kunne mere end at tælle, eller når systemet skal tale med jeres økonomiprogram.

Hvad er fangsten ved gratis CRM?

Fangsten er sjældent en skjult regning. Den er, at gratis-udgaven er bygget til at være god nok til at komme i gang og lige præcis for lille til at blive ved. Loftet er ikke en fejl i produktet. Det er produktets forretningsmodel.

Det er en fair handel, når den er tydelig. I får et fungerende system uden at betale, og leverandøren får en kunde, der er nem at opgradere, fordi data allerede ligger der.

Ubehaget opstår, når loftet rammer på et dårligt tidspunkt. Et brugerloft mærkes præcis den dag, I ansætter. Et dataloft rammer efter et godt kvartal. Begge dele kommer, når det går godt, og det er sjældent der, man har lyst til at skifte system.

Hvornår er gratis nok?

Gratis er rigeligt, når I er få om systemet, salget afgøres på kort tid, og I ikke har brug for, at CRM'et taler med jeres andre programmer. Under de betingelser løser den gratis udgave det, den skal, og et skifte kan vente.

Tre situationer, hvor gratis holder længe:

• En eller to personer på salget, uden udsigt til flere det næste år.
• Salg, der afgøres inden for uger, hvor opfølgningen ligger i hovedet på den, der sælger.
• Ingen krav om, at systemet udveksler data med økonomi, webshop eller markedsføring.

Rammer I alle tre, er den gratis udgave et fornuftigt sted at være. Bruger I den et halvt år og lærer undervejs, hvad I faktisk har brug for, står I stærkere den dag valget skal træffes for alvor. Er I stadig ved at danne jer overblikket, starter I bedst i vores guide til, hvad et CRM-system er.

Hvornår bliver det dyrt at være gratis?

Gratis bliver dyrt, når systemet begynder at koste jer tid i stedet for penge. Regnearket ved siden af, dobbeltindtastningen og de aftaler, ingen kan finde igen, er en reel udgift. Den står bare ikke på nogen faktura.

Forløbet er velkendt. Loftet rammes, og i stedet for at opgradere finder man en omvej: Et regneark til det, systemet ikke må, en delt mappe til filerne, en kalender til opfølgningen. Omvejene virker hver for sig. Tilsammen betyder de, at overblikket, som var hele pointen, nu ligger fire steder.

Den anden udgift er flytningen. Jo længere I bliver, jo mere data skal med, og jo flere vaner skal laves om. Et skifte efter tre måneder er en eftermiddags arbejde. Et skifte efter tre år er et projekt. Vi har samlet, hvad de gængse systemer koster, i vores prisoverblik.

“

Gratis holder, indtil det går godt.
Så rammer loftet, når I mindst vil skifte.

Hvilke fejl gør gratis dyrt?

De dyre erfaringer med gratis CRM stammer næsten altid fra tre beslutninger, der virkede fornuftige på dagen. De handler om at vælge efter loftet i stedet for efter behovet, at udskyde oprydningen i data, og at lade den gratis udgave bestemme, hvordan I sælger.

Fejl 1: At vælge systemet med det højeste loft. Det er fristende at gå efter den udbyder, der er mest gavmild. Men et loft, I aldrig når, er ingen fordel, og et system, der ikke passer til jeres måde at sælge på, bliver ikke bedre af at være gratis i længere tid. Vælg efter, hvordan salget faktisk forløber hos jer, og lad loftet være et spørgsmål nummer to.

Fejl 2: At lægge rodet ind. Den gratis udgave er dér, hvor det gamle regneark bliver importeret, som det er, fordi det jo ikke koster noget. Dubletter og forældede kontakter opfører sig præcis lige så dårligt i et gratis system som i et betalt, og de følger med, den dag I flytter. Ryd op inden, ikke bagefter.

Fejl 3: At lade systemet bestemme processen. Når en funktion ligger bag betalingsmuren, tilpasser folk sig. Opfølgningen flytter i kalenderen, tilbuddene i mailen, overblikket i hovedet. Det virker på kort sigt, men vanerne sætter sig. Så hjælper en opgradering ikke, for arbejdsgangen er allerede formet efter det, systemet ikke måtte.

De tre har det til fælles, at de ikke gør ondt med det samme. De koster først, når I skal videre, og det er også dér, de er sværest at rette.

Hvad vi anbefaler

Vi peger oftest på Zoho Bigin, når en mindre virksomhed vil starte gratis og gerne vil kunne vokse uden at skifte system undervejs. Det er en pipeline-baseret løsning, der er tegnet til små salgsteams frem for til store afdelinger.

Begrundelsen er trappen. Bigin er bygget som et lille system, og opgraderingen fører videre inden for samme familie, så data og vaner følger med. Det fjerner den dyreste del af et skifte.

Alternativerne er reelle. Flere af de store udbydere har gratis-udgaver, der er rigelige til en enkelt bruger, og for nogle er det det rigtige valg. Det, der adskiller dem i praksis, er sjældent kernen. Det er, hvor loftet ligger, og hvad det næste trin koster.

Læs vores gennemgang af Zoho Bigin, eller opret en gratis konto hos Zoho.

Ofte stillede spørgsmål